Informativa sulla Privacy – Candidati

Data di entrata in vigore: 13 agosto 2026

La presente Informativa sulla Privacy (l’“Informativa”) descrive in dettaglio le modalità con cui OCSiAl Group SA e le sue Affiliate (di seguito, “OCSiAl”, “noi”, “nostro”, la “Società” o “ci”) trattano e proteggono i Dati Personali relativi a persone fisiche identificate o identificabili (di seguito, il/la “Candidato/a” o l’“Interessato/a”).

1. Ambito di applicazione della presente Informativa
Questa Informativa si applica a tutte le informazioni fornite dal Candidato o raccolte da noi durante il processo di selezione.

Si prega di notare che abbiamo adottato una politica interna separata in materia di GDPR, applicabile al trattamento dei Dati Personali dei collaboratori attuali ed ex collaboratori.

2. Titolare del trattamento
OCSiAl Group SA, una società costituita ed operante secondo le leggi del Granducato del Lussemburgo, registrata presso il Registre du Commerce et des Sociétés lussemburghese con il numero B278784, con sede legale al 1, rue de la Poudrerie.

Ai fini della presente Informativa, la Compagnia agisce quale Titolare del trattamento per proprio conto e per conto delle sue Società affiliate.

Per “Società affiliate” si intende qualsiasi altra persona fisica o giuridica che controlla direttamente o indirettamente, è sotto controllo comune con, o è controllata da OCSiAl Group SA. Come usato nella presente definizione, “controllo” (inclusi i suoi significati correlativi, “controllata da” e “sotto controllo comune con”) indica, con riferimento alla Compagnia, il possesso, diretto o indiretto, del potere di dirigere o determinare l'indirizzo della gestione o delle politiche aziendali (sia attraverso la detenzione di titoli di capitale, quote sociali o altri diritti di partecipazione, tramite contratto o altrimenti) di una persona.

3. Fonti dei Dati
Raccogliamo informazioni (“Dati”) durante il processo di selezione che possono includere, tra gli altri, dati di identificazione personale (“Dati Personali”). Raccogliamo i Dati sui candidati dalle seguenti fonti:

Il Candidato;
Provider di servizi di reclutamento e head-hunter;
Referenti indicati dal Candidato;
Fonti pubbliche (incluse quelle online), ritenute rilevanti per la candidatura in corso o per una potenziale futura candidatura (es. il profilo LinkedIn del Candidato).

4. Tipologie di Dati raccolti
Durante il processo di selezione, raccogliamo diverse tipologie di Dati Personali, che possono includere, tra gli altri:

Dati anagrafici: nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo, email, numero di telefono, nazionalità.
Informazioni di contatto: indirizzo, indirizzo email, numero di telefono.
Dati della candidatura: il CV del Candidato, lettera di presentazione, ulteriori informazioni relative alle qualifiche professionali, competenze o abilità.
Esperienza lavorativa: l'attuale azienda/organizzazione del Candidato, il ruolo attuale e le passate esperienze lavorative.
Titoli di studio e formazione: titoli universitari, percorsi accademici, licenze professionali e certificazioni, iscrizioni ad associazioni professionali, premi ricevuti.
Documenti legali: documenti richiesti dalle normative vigenti sull'immigrazione (come cittadinanza, passaporto o carta d'identità nazionale, permesso di soggiorno o permesso di lavoro).
Preferenze professionali: le aspettative retributive, le preferenze relative al ruolo lavorativo, la disponibilità al trasferimento e altre informazioni che il Candidato deciderà di condividere con noi nel corso del processo di selezione.
Categorie particolari di dati: Estratto del casellario giudiziale e del certificato penale. Tale documento sarà distrutto nel rispetto dei termini previsti dalla Legge del 23 luglio 2016, che modifica la Legge del 29 marzo 2013 sull'organizzazione dei certificati penali, il Codice di procedura penale e il Codice penale.

Potremmo inoltre raccogliere informazioni sulla salute del Candidato, comprese eventuali condizioni mediche o disabilità, esclusivamente per valutare se sia necessario predisporre adattamenti adeguati durante il processo di selezione (ad esempio verificare se occorrano modifiche specifiche durante un colloquio).

Dettagli del conto bancario, esclusivamente per finalità di pagamento dello stipendio (qualora la candidatura abbia esito positivo).
Qualsiasi altra informazione aggiuntiva che il Candidato deciderà volontariamente o unilateralmente di condividere con OCSiAl nel corso del processo di selezione (come la fotografia, gli hobby, il modo in cui si è informato/a per la prima volta sulla posizione aperta, lettere di raccomandazione).
Cookie: Per maggiori informazioni sui Cookie e sul modo in cui li utilizziamo (inclusi i dettagli sui tipi di cookie utilizzati), si invita a consultare la nostra completa Informativa sui Cookie.

Come parte della documentazione della candidatura, OCSiAl non chiederà mai di fornire i seguenti Dati: razza o origine etnica, convinzioni religiose o filosofiche, opinioni politiche, iscrizione a sindacati, orientamento sessuale, dati genetici. Si prega di non fornirci queste informazioni.

Qualora il processo di selezione abbia esito positivo, le categorie sopraindicate di Dati Personali faranno parte del fascicolo aziendale del Candidato presso OCSiAl. Il Candidato riceverà ulteriori informazioni su come OCSiAl raccoglie e tratta i Dati Personali dei propri collaboratori attraverso la nostra Informativa interna sui Dati dei Collaboratori.

5. Finalità del trattamento
Questa sezione si applica nell'Unione Europea (“UE”) e nello Spazio Economico Europeo (“SEE”). Si applica altresì in altre regioni dove le leggi sulla protezione dei Dati richiedono tali informazioni.

Utilizziamo i Dati Personali del Candidato per:

Identificare e valutare la candidatura per posizioni attuali o future;
Comunicare con il Candidato in merito alla sua candidatura;
Creare un database di CV;
Condurre colloqui e valutazioni;
Eseguire screening e verifiche preassunzione;
Analizzare e migliorare i nostri processi di selezione;
Adempiere a obblighi legali e regolamentari;
Completare il processo di onboarding e screening qualora la candidatura fosse positiva.

Qualora il Candidato decida di non fornire i dati personali
Se il Candidato non dovesse fornire le informazioni richieste quando necessario perché fondamentali per poterne valutare la candidatura (ad esempio prove di qualifica o storico lavorativo), non saremo in grado di valutare la candidatura con successo. Ad esempio, se richiediamo una verifica creditizia o dei riferimenti per questa posizione e non ci vengono forniti i dettagli pertinenti, non potremo portare avanti la candidatura.

Basi giuridiche del trattamento

Trattamento	Base Giuridica
Dati identificativi; informazioni di contatto; dati relativi alla candidatura; esperienze lavorative pregresse; percorso formativo; documenti richiesti ai sensi della normativa in materia di immigrazione; preferenze professionali; note relative ai colloqui. Dati relativi ai cookie.	Abbiamo un legittimo interesse a raccogliere e trattare i Dati Personali al fine di valutare le qualifiche, le competenze e l’idoneità di un candidato rispetto a una determinata posizione. Tale trattamento è inoltre necessario per agevolare le comunicazioni con i candidati e gestire in modo efficiente il processo di selezione, nonché per analizzare e migliorare i nostri processi di selezione a beneficio di OCSiAl e dei futuri candidati. L’esecuzione di misure contrattuali e precontrattuali relative al potenziale rapporto di lavoro con il Candidato. Qualora il Candidato non sia stato/a selezionato/a per la posizione, ma desideri che OCSiAl mantenga i contatti per poterlo/a informare in merito a future opportunità di lavoro che potrebbero essere di suo interesse, potremo trattare i pertinenti dati di contatto e le relative informazioni fornite nell’ambito della candidatura iniziale, oppure le informazioni da noi ottenute tramite i Siti, sulla base del nostro legittimo interesse a individuare il/la candidato/a più idoneo/a per la posizione. Il trattamento dei dati relativi ai cookie raccolti al fine di migliorare il nostro processo di selezione si basa sul consenso del Candidato.
Effettuare verifiche preassuntive e controlli dei precedenti (background check).	Abbiamo un legittimo interesse a valutare le competenze e l'idoneità del Candidato per il ruolo previsto, oppure adempiere agli obblighi di legge applicabili, a seconda della giurisdizione.
Conservare i dati per future opportunità professionali.	Consenso

6. Trasferimenti e destinatari
OCSiAl dovrà condividere i Dati Personali del Candidato internamente e potrebbe essere tenuta a condividerli con alcune terze parti esterne o associate di OCSiAl.

I Dati Personali saranno condivisi solo se necessario, obbligatorio o consentito per legge (ad esempio, al fine di effettuare screening preassunzione).

Per consentire lo svolgimento del processo di selezione, i Dati Personali del Candidato potrebbero essere condivisi internamente, ma le informazioni condivise sono limitate a quanto necessario a ciascuna persona per svolgere il proprio ruolo nel processo.

Ad esempio, i Dati Personali del Candidato potrebbero essere condivisi internamente con:

dipendenti che avrebbero responsabilità manageriali nei confronti del Candidato o che agiscono per conto di tali dipendenti;
dipendenti del Dipartimento Risorse Umane di OCSiAl responsabili di determinati processi (ad esempio selezione, valutazione, screening preassunzione);
dipendenti dei Servizi Legali, Risk & Compliance aziendali e Risorse Umane responsabili dell'indagine su questioni di non conformità con leggi e regolamenti, politiche e requisiti contrattuali;
dipendenti dell'Information Technology (IT) che gestiscono l'accesso utente, qualora la candidatura avesse esito positivo.

I Dati Personali potrebbero essere consultati da recruiter e intervistatori che operano nel Paese in cui è situata la posizione per cui è stata presentata la candidatura, nonché da recruiter e intervistatori che operano in diversi Paesi all'interno delle nostre Società affiliate.

OCSiAl potrebbe inoltre avere bisogno di condividere i Dati Personali del Candidato con determinate terze parti esterne o Associate, inclusi:

Autorità governative, quando richiesto per legge.
Altre terze parti, previo consenso del Candidato (ad esempio, se ci è stato dato il permesso di contattare i referenti o istituzioni accademiche per verificare le informazioni fornite).

È responsabilità del Candidato ottenere il consenso dai referenti prima di fornirne i Dati Personali a OCSiAl.

7. Trasferimento dei Dati fuori dall'Unione Europea
Per finalità di efficienza del servizio, alcuni dei Dati, inclusi i Dati Personali, potrebbero essere trasferiti, memorizzati ed elaborati su sistemi informatici situati al di fuori del Paese del Candidato o di un'altra giurisdizione governativa dove le leggi sulla protezione dei Dati potrebbero differire da quelle applicabili nella sua giurisdizione, incluse situazioni in cui il trattamento dei Dati possa avvenire al di fuori dell'UE e del SEE.

Quando trasferiamo i Dati a livello internazionale, implementiamo misure di sicurezza adeguate a garantire che i Dati rimangano protetti, basandoci su meccanismi riconosciuti quali le Clausole Contrattuali Standard (SCC) dell'UE e sulle eventuali misure supplementari richieste dalle normative applicabili in materia di protezione dei Dati. Per opportuna informazione, il testo completo delle SCC è disponibile al seguente link: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en

8. Periodi di conservazione
Se la candidatura ha esito positivo, i Dati Personali raccolti durante il processo di selezione verranno trasferiti al fascicolo dipendente del Candidato e conservati conformemente alla nostra Informativa interna sui Dati dei Collaboratori, che diventerà successivamente applicabile.

Nella misura in cui abbiamo raccolto Dati Personali, inclusi dati sensibili, per la specifica finalità di adempiere ai nostri obblighi legali riguardanti salute pubblica o la sicurezza sul lavoro, conserveremo tali Dati per tutta la durata di tali obblighi di legge. Successivamente, conserveremo una quantità minima dei Dati Personali per registrare la cronologia del percorso di selezione del Candidato con noi.

Se la candidatura non ha successo, potremmo richiedere il consenso del Candidato per conservare i Dati per future opportunità di impiego all'interno di OCSiAl. In tal caso, i Dati Personali saranno conservati per un periodo massimo di 2 (due) anni.

9. I diritti dell'Interessato in relazione ai propri Dati Personali
Nella misura permessa dalle leggi applicabili, l'Interessato ha diritto a:

Richiedere l'accesso ai Dati che lo/la riguardano;
Richiederne la rettifica (correzione) qualora inesatti. L'Interessato ha inoltre il diritto di chiederne il completamento qualora ritenga che le informazioni siano incomplete. Quando condivide volontariamente i propri Dati Personali con noi tramite qualsiasi metodo, ne conferma l'accuratezza e la veridicità e si impegna a informarci tempestivamente di eventuali aggiornamenti o cambiamenti. È esclusivamente responsabile per qualsiasi danno, perdita o pregiudizio derivante da informazioni incomplete, inesatte o false fornite nei moduli disponibili su www.ocsial.com (il Sito) o nella pagina di ricerca lavoro di LinkedIn. Si prega di notare che, salvo esplicita autorizzazione prevista dalla presente Informativa sulla Privacy, l'Interessato deve trasmettere solo i propri Dati Personali, non i Dati Personali di terze parti;
Richiederne la cancellazione se questi non sono più necessari per nessuna delle finalità sopra indicate o quando non siamo più autorizzati per legge a trattarli e utilizzarli;
Richiedere di limitarne il trattamento. Questo include la possibilità di sospendere temporaneamente il trattamento in specifiche situazioni o richiedere di conservare i Dati per un periodo più lungo qualora ne avesse bisogno per un motivo valido;
Opporsi al trattamento dei propri Dati Personali.

L'Interessato può revocare in qualsiasi momento il proprio consenso al trattamento dei propri Dati Personali. Se il trattamento si basa sul consenso o è necessario per l’esecuzione di un contratto, ha inoltre il diritto di richiedere la portabilità dei Dati. Ciò consente all'Interessato di ricevere i propri Dati Personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e di trasmetterli a un’altra organizzazione senza impedimenti da parte nostra.

Per esercitare i diritti sopra indicati, l'Interessato dovrà inviarci una richiesta mediante raccomandata o via e-mail al seguente indirizzo:

Data Protection Manager
1, rue de la Poudrerie,
L-3364 Leudelange
DPM@ocsial.com

Potrebbe essere necessario che l'Interessato ci fornisca alcune informazioni specifiche per aiutarci a confermare la sua identità e garantire il suo diritto di accesso ai Dati Personali (o di esercitare gli altri suoi diritti). Questa è una misura di sicurezza per garantire che i Dati Personali non vengano divulgati a soggetti che non hanno diritto a riceverli. Potremmo inoltre contattarlo/a per chiedere ulteriori chiarimenti in merito alla richiesta, al fine di accelerarne l'istruttoria.

Risponderemo entro un mese dal giorno di ricezione della richiesta. Talvolta potremmo impiegare più di un mese, se la richiesta risulta particolarmente complessa o se ne sono state inoltrate più di una. In tal caso, ne daremo comunicazione e terremo l'Interessato aggiornato/a.

Inoltre, l'Interessato può presentare un reclamo all' Autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati. In Lussemburgo, è possibile contattare la Commission Nationale pour la Protection des Données.

Commission Nationale pour la Protection des Données
Service des réclamations
15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux
Tel.: (+352) 26 10 60 - 1

10. Sicurezza dei Dati
Memorizziamo i Dati in modo sicuro su un server virtuale gestito dalla Società nell'Unione Europea, ospitato da Microsoft Azure (https://azure.microsoft.com/en-us/trusted-cloud/#data-location). Sebbene adotteremo misure di sicurezza ragionevoli e tecnicamente idonee per proteggere i Dati, non ne possiamo garantire la sicurezza assoluta, poiché nessun metodo di trasmissione su Internet o metodo di archiviazione elettronica è sicuro al 100%.

La Compagnia adotterà i provvedimenti ragionevolmente necessari per garantire che i Dati siano trattati in modo sicuro e conformemente alla presente Informativa, e nessun trasferimento dei Dati avverrà verso un'organizzazione o un Paese a meno che non siano previste adeguate misure di controllo che garantiscano la sicurezza dei Dati.

11. Antidiscriminazione
OCSiAl si impegna a mantenere un ambiente di lavoro privo di discriminazioni, molestie e ritorsioni. Vietiamo la discriminazione nei confronti dei dipendenti o dei candidati sulla base di razza, colore della pelle, origine nazionale, sesso, identità di genere, orientamento sessuale, religione, disabilità, età o qualsiasi altra caratteristica legalmente protetta. Ogni individuo sarà trattato con equità, dignità e rispetto in ogni circostanza.

12. Disponibilità della presente Informativa in altre lingue
La presente Informativa sulla Privacy è disponibile anche in altre lingue. Qualora vi fosse un conflitto tra la versione inglese e qualsiasi traduzione della presente Informativa sulla Privacy, farà fede la versione redatta in lingua inglese.