Politique de confidentialité – Candidats à un emploi

Mis à jour : 13 Août 2026

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») détaille la manière dont OCSiAl Group SA et ses Sociétés affiliées (ci-après « nous », « notre », la « Société », « OCSiAl » ou le « Groupe ») utilisent et protègent les Données à caractère personnel relatives aux candidats à une offre d’emploi (ci-après « vous », « votre », le « Candidat » ou la « Personne concernée »).

1. Champ d'application de la présente politique

La présente Politique s'applique à toutes les informations que vous nous avez fournies ou que nous avons collectées au cours du processus de recrutement.

Veuillez noter que les Données à caractère personnel des collaborateurs actuels et de nos anciens collaborateurs font l'objet d'une politique interne RGPD distincte. 

2. Responsable du traitement

OCSiAl Group SA est une société constituée et opérant conformément aux lois du Grand-Duché de Luxembourg, enregistrée au RCS du Luxembourg sous le numéro B278784, ayant son siège social au 1, rue de la Poudrerie, L-3364 Leudelange.

Aux fins de la présente Politique, la Société agit en tant que responsable du traitement pour son propre compte et pour le compte de ses Sociétés affiliées.

Par Sociétés affiliées, on entend toute autre personne morale ou physique qui contrôle directement ou indirectement OCSiAl Group SA, est sous le même contrôle commun, ou est contrôlée par cette dernière. Cette expression (ainsi que « être contrôlé par » et « être sous contrôle commun ») désigne la détention, directe ou indirecte, du pouvoir de déterminer les orientations stratégiques et opérationnelles d’une entité juridique ou naturelle.

3. Sources des données

Nous recueillons des informations (« Données ») au cours du processus de recrutement qui comprennent notamment des informations permettant d'identifier une personne (« Données Personnelles»). Nous collectons des Données concernant les candidats auprès des sources suivantes :

  • Vous, le candidat ;
  • Les prestataires de services de recrutement et les cabinets de chasse de tête ;
  • Vos références nominatives ;
  • Les sources accessibles au public, y compris en ligne, que nous estimons pertinentes pour votre candidature ou une éventuelle future candidature (par exemple, votre profil LinkedIn).

4. Types de Données collectées

Au cours du processus de recrutement, nous collectons différents types de Données Personnelles, qui peuvent inclure (liste non exhaustive) :

  • Données d'identification : votre nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, nationalité.
  • Coordonnées : adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone.
  • Données de candidature : votre CV, lettre de motivation, informations complémentaires concernant vos qualifications professionnelles, compétences ou aptitudes.
  • Expériences professionnelles : votre entreprise/organisation actuelle, votre poste actuel, vos expériences passées.
  • Parcours éducatif : vos diplômes universitaires, relevés de notes, licences et certifications professionnelles, adhésions, récompenses.
  • Documents relatifs à l'immigration : justificatifs exigés par la législation sur l'immigration (tels que preuves de citoyenneté, passeport ou carte nationale d'identité, titre de séjour ou permis de travail).
  • Préférences professionnelles : vos prétentions salariales, préférences en matière de postes, volonté de déménager et toute autre information que vous décidez de nous communiquer au cours du processus de recrutement.
  • Catégories particulières de données (données sensibles): Extrait du casier judiciaire. Ces documents seront détruits conformément aux conditions fixées par la loi du 23 juillet 2016 modifiant la loi du 29 mars 2013 portant organisation des certificats du casier judiciaire, du Code de procédure pénale et du Code pénal.

Nous pouvons également collecter des informations relatives à votre état de santé ou à un éventuel handicap, afin de déterminer si des aménagements adaptés doivent être mis en place au cours du processus de recrutement (par exemple lors d'un entretien).

  • Coordonnées bancaires pour le versement du salaire (en cas d'embauche).
  • Toute information supplémentaire que vous décidez volontairement et de manière unilatérale de partager avec OCSiAl au cours du processus de recrutement (telle que votre photo, vos loisirs, la manière dont vous avez pris connaissance de notre offre d'emploi, lettres de recommandation).
  • Cookies : Pour plus d'informations relatives aux Cookies et la manière dont nous les utilisons (y compris des informations sur les types de cookies utilisés), veuillez consulter notre Politique relative aux cookies disponible ici : here.  

Dans le cadre de votre dossier de candidature, OCSiAl ne vous demandera jamais de fournir les Données suivantes : race ou origine ethnique, croyances religieuses ou philosophiques, opinions politiques, appartenance syndicale, orientation sexuelle, données génétiques. Nous vous prions de ne pas nous transmettre ces informations.

En cas d'issue positive du processus de recrutement, les catégories de Données Personnelles susmentionnées feront partie de votre dossier personnel chez OCSiAl. Vous recevrez plus d'informations sur la manière dont OCSiAl collecte et traite les Données Personnelles de ses collaborateurs via notre Politique RGPD.

5. Finalités du traitement

Cette section s'applique dans l'Union européenne (« UE ») et l'Espace économique européen (« EEE »), ainsi que dans les autres juridictions où la réglementation locale en matière de protection des données exige cette mention.

Nous utilisons vos Données Personnelles pour :

  • Identifier et évaluer votre candidature pour des postes actuels ou futurs ;
  • Communiquer avec vous concernant votre candidature ;
  • Créer une base de données de CV ;
  • Mener des entretiens et des évaluations ;
  • Effectuer des vérifications préalables à l'embauche et des enquêtes de fond ;
  • Analyser et améliorer nos processus de recrutement ;
  • Se conformer aux exigences légales et réglementaires ;
  • Finaliser le processus d'intégration et de vérification si votre candidature est retenue.

Conséquences du défaut de fourniture de Données Personnelles

Si vous ne fournissez pas les Données Personnelles nécessaires pour que nous puissions examiner votre candidature (tels que des justificatifs de qualifications ou d'historique professionnel), nous ne pourrons pas traiter votre candidature avec succès. Par exemple, si nous exigeons une vérification de solvabilité ou des références pour ce poste et que vous ne nous communiquez pas les détails pertinents, nous ne pourrons pas poursuivre l'examen de votre candidature.

Finalités et bases légales du traitement

Finalité du traitement

Base juridique

Données d'identification ; coordonnées ; données de candidature ; expériences professionnelles ; parcours éducatif ; documents requis en vertu des lois sur l'immigration ; préférences professionnelles ; comptes rendus d'entretien ; Données relatives aux cookies.

Nous disposons d'un intérêt légitime à collecter et traiter des Données à caractère personnel afin d'évaluer les qualifications, compétences et adéquation du candidat au poste visé.

Ce traitement est également nécessaire pour faciliter la communication avec les candidats, gérer efficacement le processus de recrutement, ainsi que pour l'optimiser au profit de la Société et des futurs collaborateurs.

Il repose également sur l'exécution de mesures contractuelles et précontractuelles liées à notre relation d'emploi potentielle avec vous.

Si vous n'avez pas été sélectionné pour le poste mais souhaitez qu'OCSiAl reste en contact avec vous afin de vous informer sur de futures opportunités d'emploi, nous pouvons traiter les coordonnées et informations connexes recueillies sur nos sites web sur le fondement de notre intérêt légitime à identifier de futurs talents.

Les Données relatives aux cookies collectées pour améliorer notre processus de recrutement sont basées sur votre consentement.

Effectuer des vérifications préalables à l'embauche et des enquêtes de fond

Nous avons un intérêt légitime à évaluer vos compétences et votre adéquation pour le poste visé, ou

Se conformer aux obligations légales selon la juridiction.

Conserver des dossiers pour des opportunités futures

Consentement

6. Partage et destinataires

OCSiAl partage vos Données Personnelles en interne et peut être amenée à les transmettre à certains prestataires externes ou partenaires.

Vos Données Personnelles ne seront partagées que si cela est nécessaire, exigé et autorisé par la loi (par exemple, pour effectuer des vérifications préalables à l'embauche).

Afin de permettre le déroulement du processus de recrutement, vos Personnelles peuvent être partagées en interne, mais les informations communiquées se limitent à ce qui est strictement nécessaire à chaque personne pour remplir son rôle dans le processus de recrutement.

Par exemple, vos Données Personnelles peuvent être partagées en interne avec :

  • Les managers responsables du recrutement ou leurs représentants ;
  • Les collaborateurs du service Ressources humaines chargés des processus de recrutement, d'évaluation et de vérification préalable à l'embauche ;
  • Les employés des services Juridique, Gestion des risques et Conformité ainsi que des Ressources humaines, chargés d'enquêter sur les questions de non-conformité aux lois et règlements, politiques et obligations contractuelles ;
  • Les équipes informatiques (IT) chargées de la gestion des accès utilisateurs, en cas d'embauche.

Vos Données Personnelles peuvent être consultées par les recruteurs et intervieweurs travaillant dans le pays où le poste auquel vous postulez est basé, ainsi que par les recruteurs et intervieweurs travaillant dans différents pays au sein de nos Filiales.

OCSiAl peut également avoir besoin de partager vos Données Personnelles avec certains tiers externes, notamment :

  • Les autorités gouvernementales, lorsque la loi l'exige ;
  • Nous transmettrons également vos Données Personnelles à d'autres tiers si nous disposons de votre consentement (par exemple, si vous nous avez autorisé à contacter vos références ou les institutions académiques afin de vérifier les informations que vous avez fournies).

Il est de votre responsabilité d'obtenir le consentement de vos références avant de nous communiquer leurs Données Personnelles.

7. Transfert de Données hors de l'Union européenne

Pour des raisons d'efficacité opérationnelle, certaines de vos Données, y compris les Données Personnelles, peuvent être transférées, conservées et traitées sur des ordinateurs situés en dehors de votre pays ou d'une autre juridiction gouvernementale où les lois sur la protection des Données peuvent différer de celles de votre juridiction, y compris les situations où le traitement des Données peut avoir lieu en dehors de l'UE et de l'EEE.

Lorsque nous transférons vos Données à l'échelle internationale, nous mettons en œuvre des garanties appropriées afin de préserver la sécurité de vos données, en nous appuyant sur des mécanismes reconnus tels que les Clauses contractuelles types (CCT) de l'UE et toutes mesures complémentaires nécessaires exigées par les réglementations applicables en matière de protection des données. Pour votre référence, le texte intégral des CCT est disponible à l'adresse suivante : https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en.

8. Délais de conservation

Si votre candidature à un emploi est retenue, les Données Personnelles recueillies au cours du processus de recrutement seront intégrées à votre dossier personnel et conservées conformément à notre Politique interne RGPD, qui vous deviendra alors applicable.

Dans la mesure où nous avons collecté des Données Personnelles, y compris sensibles, spécifiquement pour respecter nos obligations légales en matière de santé et sécurité au travail, nous conserverons ces Données pendant la durée requise par la loi. Par la suite, seules les Données strictement nécessaires à la consignation de votre historique de recrutement sont conservées.

Si votre candidature n'est pas retenue, nous pouvons solliciter votre consentement pour conserver vos Données en vue de futures opportunités d'emploi au sein d'OCSiAl. Vos Données Personnelles pourront être conservées pour une période maximale de 2 (deux) ans.

9. Vos droits relatifs à vos Données Personnelles

Dans la mesure autorisée par les lois applicables, vous, en tant que Personne Concernée, êtes en droit de :

  • Demander l'accès aux Données Personnelles que nous détenons à votre sujet ;
  • Nous demander de rectifier (corriger) toute Donnée Personnelle inexacte que nous détenons. Vous avez également le droit de nous demander de compléter les informations que vous estimez incomplètes. Lorsque vous nous communiquez volontairement vos Données Personnelles par quelque moyen que ce soit, vous en confirmez l'exactitude et la véracité et acceptez de nous informer promptement de toute mise à jour ou changement. Vous êtes seul responsable de tout préjudice, perte ou dommage résultant d'informations incomplètes, inexactes ou fausses fournies dans les formulaires disponibles sur www.ocsial.com (le Site) ou sur la page recherche d'emploi LinkedIn. Veuillez noter que, sauf autorisation expresse prévue dans la présente Politique, vous ne devez soumettre que vos propres Données Personnelles, et non celles d’un tiers ;
  • Nous demander d'effacer vos Données Personnelles si elles ne sont plus nécessaires à aucune des finalités exposées ci-dessus ou lorsque nous n'avons plus l'autorisation légale de les traiter et de les utiliser ;
  • Nous demander de limiter le traitement de vos Données Personnelles. Cela comprend la capacité de suspendre temporairement le traitement dans des situations spécifiques ou de demander que nous conservions les données pendant une période plus longue si vous en avez besoin pour une raison valable ;
  • Vous opposer au traitement de vos Données Personnelles.

Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos Données à tout moment. Si le traitement est basé sur le consentement ou requis pour exécuter un contrat, vous conservez également le droit à la portabilité des données. Cela vous permet de recevoir vos Données Personelles sous un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, permettant un transfert fluide vers une autre organisation sans obstruction de notre part.

Pour exercer les droits spécifiés ci-dessus, vous devrez nous envoyer une demande par courrier recommandé ou par e-mail à :

Responsable de la protection des données (DPM)
1, rue de la Poudrerie, 
L-3364 Leudelange
DPM@ocsial.com

Nous pouvons avoir besoin de demander des informations spécifiques de votre part pour nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d'accéder à vos Données à caractère personnel (ou d'exercer l'un de vos autres droits). Il s'agit d'une mesure de sécurité pour garantir que les Données Personnelles ne soient divulguées à aucune personne n'y ayant pas droit. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander des informations supplémentaires liées à votre demande afin d'accélérer notre réponse.

Nous disposerons ensuite d'un délai d'un mois calendaire à compter de la date de réception de la demande pour répondre. Parfois, il nous faudra plus d'un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez formulé plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons et tiendrons informé.

De plus, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de régulation responsable de la protection des données. Au Luxembourg, vous pouvez contacter la Commission Nationale de Protection des Données :

Commission Nationale de Protection des Données
Service des réclamations
15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux
Tel.: (+352) 26 10 60 -1

10. Sécurité des Données

Nous conservons vos Données en toute sécurité sur un serveur virtuel géré par l'entreprise situé dans l'Union européenne, hébergé par Microsoft Azure (https://azure.microsoft.com/fr-lu/). Bien que nous mettions en œuvre des mesures de sécurité techniquement et commercialement raisonnables pour protéger vos Données, nous ne pouvons pas garantir leur sécurité absolue, puisque aucune méthode de transmission sur Internet, ni aucun mode de stockage électronique n'est sécurisé à 100 %.

La Société prendra les mesures raisonnablement nécessaires pour garantir que vos Données sont traitées de manière sécurisée et conformément à la présente Politique. Aucun transfert de vos Données ne sera opéré vers une organisation ou un pays sauf existence de garanties adéquates assurant la sécurité de vos Données.

11. Anti-discrimination

OCSiAl s'engage à maintenir un environnement de travail exempt de discrimination, de harcèlement et de représailles. Nous interdisons la discrimination envers les employés ou les candidats basée sur la race, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'identité de genre, l'orientation sexuelle, la religion, le handicap, l'âge ou toute autre caractéristique protégée par la loi. Chaque individu sera traité avec équité, dignité et respect en toutes circonstances.

12. Disponibilité de la présente Politique dans d'autres langues

La présente Politique est également disponible dans d'autres langues. En cas de conflit entre la version anglaise et toute traduction de la présente Politique, la version anglaise fera foi.